AIGC带来新一轮工具革新，在协同办公领域是受阻还是爆发？

　　文/秋 平

　　编辑/也行

　　策划/Eason

　　经过半年的“祛魅”，大语言模型(LLM)不再是能拯救各行各业的“神药”，但市场回归冷静，也不一定是坏事，大模型应用端场景正在加速发展，AI+行业/场景正在给我们带来很多新想象。根据中金公司发布的“AI十年展望”系列报告显示，从2023年4月起，国内大模型应用层得到了迅猛发展，办公、金融、教育等领域涌现诸多AI应用。

　　随着大模型的普及，类GPT开源模型的开放，以及垂直模型的性能逐渐提升，多管齐下势必带来的一个变化就是——AI融合应用软件将成为“标配”。套用一句流行语：所有行业都要被AI重新做一遍!

　　在各种AI+垂直行业/场景应用中，办公场景有着“原生”优势，毕竟办公领域的“王者”同时也掌握了最先进的生成式AI技术。例如今年3月份，GPT-4 刚发布，Microsoft 365 Copilot 就紧随其后重磅上线，结合大型语言模型(LLM)和 Microsoft Graph 数据协同， Word、PPT、Excel、Outlook、Teams 等所有的办公软件通通都有了AI协同能力，能够自动化完成多种办公任务。

　　微软的这波“王炸”带动了AIGC技术重塑办公场景的热潮。在此背景下，第一新声采访了国内正在实践AIGC+办公的代表性办公厂商，试图立足当下厘清AIGC技术将如何赋能协同办公?二者的融合会为办公领域带来哪些新想象?希望以此对行业发展有所正向推动和价值贡献。01 协同办公何以需要AIGC?

　　根据iiMedia Research艾媒咨询数据显示，中国协同办公行业市场规模持续上升，尤其今年随着大语言模型和AIGC的规模化落地应用，AIGC+协同办公场景将有效带动行业增长，2023年协同办公市场规模预计达330.1亿元。

　　行业需要新技术，必定是因为现有的工具或技术方案有局限性，还有很大进步空间。后疫情时代，具备灵活办公和敏捷创新能力，以适应不断变化的市场环境和员工需要，是企业组织对协同办公软件提出的新要求。

　　而大语言模型推动AIGC工具的兴起正当其时，能为办公行业正在发生的数字化变革带来新答案和新前景。

　　蓝凌软件董事长杨健伟认为，协同办公与AIGC的关联度很高。生成式AI具备以下三个显著能力：自然语言理解能力，基于指令的内容生成能力，带SQL语句查询的智能分类检索能力，这三大能力带动的“人机交互”将在协同办公场景发挥重要作用，对企业办公效率的提升很有帮助。

　　他介绍，员工平时使用OA系统或其它信息门户，都需要先发送指令让系统完成某项任务。原来的技术逻辑是用关键词比照生成搜索结果，因此需要人输入很精准的指令才能找到相关信息。但今天有了大语言模型之后，先把一个企业的所有知识用某个大语言模型背后的向量模型全部标注一遍，这时候再进行搜索动作，命中出来的搜索结果会比传统搜索精准很多倍。

　　“生成式AI的前置条件是大语言模型背后的向量数据库对自然语言的理解能力和知识标注能力，生成内容只是AI应用里很小的一个场景，通过预训练，它还可以具备智能分类、智能检索、翻译摘要、智能SQL语句查询、智能编程等等。生成式AI带来的创新机会和想象空间很大，但需要逐步落地。”杨健伟告诉第一新声。

　　对于AIGC为办公场景带来的新答案，万兴科技(300624.SZ)战略发展负责人唐芳鑫有观察到两个方面：首先，用户的痛点始终是如何用工具不断提升效果和效率。AI未普及之前，员工在使用工具的同时，还要依靠模版和SOP来解决问题，但有了AIGC工具，可以更开放和高效地为员工办公场景赋能。其次，在没有AIGC之前，很多办公工具仅仅只能提供较少的模版，然后让员工在此基础上进行微调，但AI技术的成熟将能够提供具有较大自主编辑空间，水平更高的草稿模版，让员工不用再从0开始处理问题。

　　爱设计CEO赵充认为AIGC在办公场景中解决了三个问题：首先，在员工的日常工作中，虽然大部分企业已经应用了诸如ERP、CRM、OA等数字化工具来帮助企业提效，但还是有很多繁琐工作占用大家太多时间，使员工的“智力资源”被极大浪费。而AIGC能帮助员工从具体的事务中解放出来，让其将更多的“核心精力”投入到关键作业中。

　　其次，集成了AI大模型能力的AI工具，能把开发应用的门槛继续拉低，用户只需要在AI助手对话框中，用文字或者拍照描述自己想要生成的统计表单、应用等，AI助手就会调用相关能力生成结果，有效降低了职业或技术门槛，让创新持续涌现。

　　最后，诸如Excel、PPT等办公软件的高效使用需要掌握很多技巧，但长期以来，大多数员工其实并不具备相关能力，很多办公软件的潜力没有得到释放，AIGC技术的进步将有效改善这个问题。

　　字语智能联合创始人何逸豪补充表示，人搜索资料的能力永远比不上AI，办公场景有了AIGC技术的加持，让企业在搜集整理资料的时效性上得到大大提升。 02 ‍ AIGC重塑协同办公，带来哪些变革?‍‍

　　AIGC技术的进步将为协同办公行业格局带来巨大冲击。从行业竞争格局，到协同办公内在逻辑，再到个体职业能力都会发生直接变化，主要体现在三个方面。

　　一是行业竞争格局加剧。

　　杨健伟表示，AIGC技术的出现将对国内办公厂商竞争格局带来很大影响。国内办公厂商目前主要分三类：第一类以WPS、钉钉、飞书这类规模比较大的企业为主，第二类是蓝凌、泛微等办公软件自研厂商，第三类是垂直场景应用型厂商。而数据量越大、场景越多、对业务理解越深的厂商容易借助AI的能力跑得更快。这其中典型代表就是WPS、钉钉、飞书。“办公场景越简单、越专注，就越容易被AI改造。”杨健伟强调。

　　赵充也持相同观点，认为AIGC技术的广泛应用将导致办公软件市场的竞争加剧。厂商之间将争相推出更先进的AIGC功能，争夺用户和市场份额。这将促使办公软件厂商加大对研发和创新的投入，以保持竞争优势。

　　二是协同办公内在逻辑发生根本性转变。

　　“首先AIGC会让企业办公流程效率得到显著提升，原来需要很多人协作才能完成的工作任务被大大简化;其次，AIGC让办公产品的协作逻辑发生了根本性变化，办公软件的能力得到大大增强，通过插件就可以解决很多问题。”唐芳鑫说道。

　　何逸豪认为，AIGC将为协同办公带来两大明显变化，一是传统的办公软件将会被更加符合人机共生形态或者具备人机协作功能的新型办公软件所取代，而且甚至会出现多模态办公软件，员工能够输入prompt指令自由拼装。二是将来每个人可以借助AI能力胜任多个职位，灵活输出工作结果。

　　“AIGC技术的发展将推动办公软件向更多的平台拓展，如智能手机、平板电脑等。同时，办公软件厂商也可能将AIGC技术与云服务相结合，使得用户的工作数据和配置能够实时同步，提供更好的协作和灵活性。”爱设计内容科技研究院院长李黄河补充道。

　　三是个体职业能力得到有效增强。

　　AIGC技术在协同办公领域的普及，除了给行业带来宏观冲击影响，也会让个体的职业能力得到有效增强。

　　赵充为第一新声举了三个典型场景：第一，协同办公软件将逐渐融入AIGC技术，为用户提供智能辅助工具。例如，在写作过程中，AIGC技术可以提供自动纠错、智能推荐词汇、语法优化等功能，使用户能够更轻松地完成工作。第二，AIGC技术可以帮助办公软件更好地处理和分析海量的数据。这将在数据处理、数据挖掘、报告生成等方面提供更高效和准确的解决方案，有助于企业做出更明智的决策。第三，AIGC技术可以分析用户的使用习惯和喜好，为每个用户提供个性化的办公体验。通过了解用户的需求，办公软件可以根据用户的喜好定制工具和界面，提供更加个性化的服务，提高用户忠诚度。 03 ‍ AIGC+协同办公打通了哪些场景?

　　在人工智能时代，生成式 AI 的迭代为协同办公领域带来了新一轮的应用爆发和工具革新。目前AIGC+协同办公的场景主要聚焦四个核心场景，每个场景既有传统厂商跟进AIGC能力，升级迭代现有产品，也有AIGC原生厂商在不断崛起，行业竞争格局初现。

　　第一个场景是内容生成。

　　字语智能的产品有以下几大核心能力，首先他们把搜索和写作整合到一起，让用户可以边搜边写，而且提前将搜索数据做了清洗和整理，最大程度为用户推荐适配的素材。其次，字语智能写作工具可以为用户提供内容灵感、文章大纲，以及初级内容自动化创作。第三，可以实现对语义不变的情况下，对整体内容进行智能改写，同时提供原创检测，确保内容符合不同媒体平台的原创标准。

　　在商业化上，字语智能取消了订阅制，采用让用户购买“Word token”的模式。“用户在我们的平台用到云存储和云算力服务，就需要支付一定的费用，而其他功能，用户则可以直接免费使用。这样就能保证用户按照实际使用需求付费，避免产生订阅了会员但未使用造成浪费的情况。”何逸豪介绍道。

　　赵充表示：“爱设计在今年5月份推出了AI+PPT智创工具，能够根据用户输入的内容，自动生成高质量的PPT文档。不仅能够自动生成每一页的文字、图片、图表等元素，还能根据用户的需求智能排版，让PPT设计更加美观大方，高效地提升了企业职员的操作效率。 可以赋能员工在企业内部的工作汇报、项目复盘、项目提案等制作场景，还适用于各类教育、培训、演讲等场景的PPT设计和制作，为用户带来了更为便捷的办公体验。”‍

　　在文生图、图生图领域，万兴科技推出的“万兴爱画”可支持文字绘画、以图绘图、简笔画三种AI创作模式，即便是毫无绘画基础的用户，也能借助“万兴爱画”这类AIGC绘画工具，画出高质量作品。另外，在文生视频领域，万兴科技推出了国内首款提供跨境全场景数字人服务的AI视频创意软件“万兴播爆”，用户只需要输入关键词，如产品名称、核心卖点、优惠信息等，即可一键AI智能生成营销视频脚本，并支持多语言间快速翻译，生成“真人”营销宣传视频。

　　第二个场景是知识管理。

　　蓝凌软件推出的“蓝凌MK智能引擎”不仅接入了ChatGPT，通义千问、文心一言等大语言模型能力，甚至支持更多厂商的不同AI能力，目的就是为客户打造最具价值的智能应用。

　　借助于蓝凌的数智化产品，企业可以实现知识智能入库，智能大模型+合规管理，让风险报告一秒速成;知识图谱+智能问答，知识自动生产与精准应用;整合OCR智能识别、比对技术，实现合同文本校验，快速识别合同被篡改的风险。

　　第三个场景是智能助手。

　　万兴科技生态成员旗下AI协同办公软件“boardmix博思白板”近期推出了智能助手功能“boardmix AI”，可以一次性创新集成AI生图、AI一键PPT、AI生成思维导图、AI生成流程图、AI智能对话等AI创作能力。凭借丰富的AI功能，boardmix博思白板也成为目前国内AI功能最全面的协同白板。

　　第四个场景是智能会议。

　　云视频会议服务商Zoom近期推出两大AI能力：第一， Zoom 的大型语言模型具备自动整理会议重点，会议主持人不必录制全过程，只需要在会议结束后，通过聊天将会议重点发送给与会者即可。第二，Zoom 具备基于生成式 AI 的自动回复功能。该功能使用了 OpenAI 提供的聊天撰写功能，可自动根据对话上下文，协助草拟符合用户语气和语句长度的信息，为用户提供回复建议。 04 ‍ 熟悉用户办公交互习惯是首要基础条件?

　　当然，除了技术支持之外，AIGC技术落地协同办公场景还需要满足三大基础条件。

　　首先，熟悉用户办公交互习惯，保证可控输出。

　　唐芳鑫表示，目前所有办公厂商首先要实现在工作流中引入AIGC能力，让用户在自己的工具生态内就能迅速解决问题，而不是跳出去寻找其他工具辅助。“已经有很多用户在用我们的工具，我们知道用户在哪些场景会用到哪些功能。万兴科技正在这些场景下增强工具的功能模块，让用户当前的工作效率得到有效提升，并推进更多新的场景扩展。”他说道。

　　万兴科技基于过往服务客户的经验积累，非常熟知用户办公场景下的交互习惯是什么样的，如何在保证用户体验和产品稳定性的同时，能用AI能力更加有效为用户扩宽工作场景和提升工作效率是实现有效利用的基础。“作为生产力工具，精准可控输出是B端应用场景须达到的标准。众多企业对于AIGC的期待也在于效率的提升。”唐芳鑫补充道。

　　其次，对信息和知识做到精确标注。

　　杨健伟认为，把信息梳理成知识，再将知识利用智能化手段精确标注是AIGC有效赋能办公场景的一个条件。他认为，“企业办公场景里的工作流程、信息系统等都可以看作是知识，生成式AI的核心能力就是对知识的管理和生成。大语言模型的出现可以将知识像建立地图一样，实现对知识的精准标注，以实现更精确和高效的知识查询。”

　　最后，工具能力要无缝融入办公场景。

　　输入正确的prompt是用好AIGC工具的前提条件，但每个人的能力参差不齐，如何保证工具的稳定输出就很重要。为此字语智能给出的解决方案是，和行业专业人士将不同办公场景输出结果预训练好，让客户直接为成果买单。

　　“技术的迭代速度很快，如果需要每天教客户如何使用工具，双方成本很高，但我们直接给客户提供一个说明手册，告诉客户在哪个环节输入哪些内容，就能得到想要的结果，有效简化了整个交付流程，提升了客户体验。我们没有在prompt社区上投入太多精力，而是重点加强训练不同业务模块，让用户可以即插即用。甚至用户也可以自己上传数据，自主训练自己的模块。”何逸豪告诉第一新声。‍ 05 ‍ AIGC落地协同办公还需扫清哪些“路障”?

　　AIGC技术落地办公场景虽然大有可为，但也有很多制约因素。包括算力、人才、大模型的发展程度、数据隐私等，都是协同办公厂商推进AIGC技术落地发展过程中遇到的直观阻碍，主要体现在六个方面。

　　一是企业普遍缺乏算力。

　　杨健伟和何逸豪一致认为，由于企业训练数据需要很大的算力，但国内目前算力严重不足是AIGC技术落地协同办公场景的首要阻力。

　　二是大模型还不够智能，能力范围较小。

　　唐芳鑫表示，目前的大模型有两个典型问题：首先，为什么大模型工具会叫copilot，就是因为还完全无法离开人的指示操作，对输入的理解非常依赖使用工具的人的了解和操作。第二，很多AI工具目前的输出稳定性待提升，用户得到结果还需要再进行二次验证，如果输出的内容有误差，非但没有起到提效作用，反而带来阻碍。所以AI工具如何更好地理解用户的想法，并输出正确内容，是需要重点提升的方向。

　　杨健伟则认为，当前首要困难就是大模型的能力范围还比较小，目前只能做到内容生成和知识标注，对于其他工作内容还不够成熟，再加上大模型发展速度和商用进程都是主要制约因素。另外，企业只能用大模型的向量数据库做知识标注，标注出来的内容如何被应用，如何建立新的规则或新的查询模型，都非常考验企业能力。

　　三是高级算法人才非常稀缺。

　　高级算法人才稀缺是另一个摆在厂商当中的紧要问题。大厂有资金更容易吸引相关人才，这就造成中小型初创企业招人困难。“现在行业的现象是，懂算法的人很多，但真正在该领域很有研究且符合我们这类企业要求的人却几乎没有，人才目前是我们最大的挑战。”何逸豪告诉第一新声。

　　四是发掘商业化优势场景。

　　杨健伟认为，技术平权之后，考验的就是办公厂商对客户业务场景的洞察和理解，AIGC技术带来的“人机交互”能力对知识管理、报表查询、公文管理、合同管理、费用管理等很多办公场景都会产生重要影响，有些场景会被私有化，有些则一定被公有化。办公软件厂商的难点不是找到AI+协同办公结合点，难的是哪个点能让自己形成竞争力，成为让别人无法轻易跨越的壁垒，最终在行业拥有一席之地。

　　五是数据安全和隐私。

　　“数据隐私和安全也是制约AIGC落地协同办公场景的一大挑战。协同办公涉及大量的敏感信息和数据，如公司机密、个人隐私等。使用AIGC可能会引发数据泄露和安全风险，必须要确保数据的安全性和隐私保护。”赵充说道。

　　六是人机协同和用户接受度。

　　赵充认为，AIGC作为人机协同的一部分，需要与人类用户进行有效的合作。然而，用户可能对AIGC的能力和可靠性持怀疑态度，或者不习惯与机器进行协同工作，需要克服用户接受度的挑战。

　　AIGC+协同办公不仅可以提高工作效率和质量，还可以激发工作创意和乐趣，让用户享受更便捷、更高效、更创新的协同办公体验。AIGC+协同办公将引领人工智能和协同办公的融合和发展，是未来数字化办公的标配能力，而且很快就会全面普及。

　　但发展过程中也面临诸多挑战，无论是技术制约、人才和团队升级，以及数据隐私安全，都是所有企业需要面对的现实问题。谁能突破这些挑战，谁就拥有未来!